Zwei Bearbeiter hängen an einem Vorgang, einer fällt aus — und der Plan verschiebt trotzdem alles nach hinten, obwohl der andere Zeit hätte. Das ist kein Rechenfehler. Es ist die Voreinstellung: Der Aufwand wird starr geteilt, jeder trägt seine Hälfte, und wer wartet, wartet gemeinsam.
Die dynamische Aufwandsverteilung hält den Gesamtaufwand fest, verteilt ihn aber nach den verfügbaren Kalenderstunden neu auf namentlich besetzte, austauschbare Personen. Im eigens gebauten Beispiel trägt ein Vorgang 80 Stunden. Anna Muster und Bernd Beispiel beginnen am 5. Oktober; Anna hat vom 9. bis 16. Oktober Urlaub. Weitere Vorgänge, Branchenregeln und Kundenfristen bleiben außen vor, damit nur die Wirkung des Schalters sichtbar ist.
Fünf Bilder zeigen den Weg dorthin: was der Vorgang verlangt, wer ihn übernimmt, und was der eine Haken daran ändert.
Erst die Anforderung, dann die Namen#
Bild 1 von 5 — Die erste Stufe eines Plans: Der Vorgang weiß, WAS er braucht — zwei Bearbeiter — und noch nicht, wer. Für die Terminrechnung reicht das bereits; für die dynamische Aufwandsverteilung nicht. Sie verlangt eine namentliche Besetzung.
Bild 2 von 5 — Aus der Anforderung sind zwei Namen geworden. Unten im Dialog liegt der Schalter, um den es hier geht — „Aufwand dynamisch verteilen", noch ohne Haken. Damit sind zwei der drei Bedingungen erfüllt: kapazitätstreue Planung und namentliche Besetzung.
Zwischen einem einzigen Kopf lässt sich nichts umschichten. Erst zwei Namen machen die Frage überhaupt sinnvoll, wie der Aufwand zwischen ihnen fällt.
Was ohne den Schalter passiert#
Bild 3 von 5 — Dieselbe Planung von der Ressourcenseite, aufgeklappt bis zu den Vorgängen. Der Aufwand ist starr geteilt: Jeder trägt seine Hälfte — 40 Stunden, vier am Tag. Anna Musters Urlaubstage stehen als U im Bild, ihre restlichen Stunden hängen hinten an, und Bernd Beispiel darf davon nichts übernehmen.
Der Vorgang braucht 80 Stunden und ist mit zwei Bearbeitern besetzt. Anna Muster hat vom 9. bis 16. Oktober Urlaub. Bernd Beispiel ist die ganze Zeit da. Beide fangen am 5. Oktober an.
Trotzdem ist der Vorgang erst am 26. Oktober fertig. Annas Hälfte wartet auf sie: Was sie in ihrer Urlaubswoche nicht leistet, hängt hinten an der Kette — und Bernd steht daneben, obwohl er könnte. Der Plan rechnet hier nicht falsch, er rechnet nur ohne die Erlaubnis, die Anteile zu verschieben. Vierzig Stunden für sie, vierzig für ihn, komme, was wolle.
Was der Haken ändert#
Bild 4 von 5 — Ein einziger Haken, und die Aufteilung ist nicht mehr 40 zu 40, sondern 52 zu 28 zulasten dessen, der da ist. Genau das meint „dynamisch": nicht gleich viel, sondern so viel, wie jeder im Zeitraum leisten kann.
Bild 5 von 5 — Dieselbe Ressourcenseite wie zwei Bilder zuvor, nach dem einen Haken. Bernd Beispiel übernimmt 52 Stunden, Anna Muster behält 28 — und der Vorgang ist am 21. statt am 26. Oktober fertig.
Der Aufwand steht unverändert bei 80 Stunden — verteilt wird er, mehr wird er nicht. Das Ergebnis liest man an einem Datum ab: fünf Arbeitstage früher fertig. Angefangen wird in beiden Fällen am 5. Oktober; der Unterschied liegt darin, wer die Stunden trägt. Nichts davon kostet zusätzliche Arbeit; es kostet nur die Bereitschaft, den Plan nicht auf Hälften festzunageln.
Drei Bedingungen, sonst passiert nichts#
Der Schalter wirkt nur, wenn alle drei zutreffen — fehlt eine, bleibt er ohne Folge, und zwar ohne Fehlermeldung:
- Kapazitätstreue Planung. Bei termintreuer Planung rechnet der Plan ohne die Kalender der Ressourcen; dann gibt es nichts zu verteilen. Der ganze Mechanismus ist dort abgeschaltet.
- Der Schalter selbst — am Projekt oder am einzelnen Vorgang. Beide sind gleichwertig und wirken oder-verknüpft: Einer von beiden genügt, und der am Vorgang kann den am Projekt nicht wieder ausschalten.
- Mindestens eine namentliche Besetzung. Genau das zeigen die ersten beiden Bilder: Bild 1 hat nur die Rolle, und dort wäre der Schalter wirkungslos. Warum Rolle und Person zwei verschiedene Angaben sind, steht unter Rolle oder Person.
Die dritte Bedingung ist die, an der es in der Praxis scheitert. Ein Plan in der Grobphase trägt Rollen und keine Namen — dort ist der Schalter gesetzt und wirkungslos, und niemand merkt es, bis die Namen kommen.
Ob der Gesamtaufwand bei einer Änderung überhaupt fest bleibt, entscheidet zuvor die Vorgangsart. Diese Seite setzt den festen Aufwand voraus und klärt erst den nächsten Schritt: wer welchen Anteil übernimmt.
Wann sich das lohnt#
Nicht immer. Die starre Teilung hat einen Sinn: Sie hält die Zuständigkeit klar. Wer je zur Hälfte drinsteht, weiß, was er zu tun hat.
Die dynamische Verteilung lohnt dort, wo die Köpfe austauschbar sind — wo zwei Leute derselben Qualifikation dieselbe Arbeit tun können und es egal ist, wer welchen Teil übernimmt. Genau dann ist ein Ausfall keine Verzögerung, sondern eine Umverteilung.
Wo die Arbeit dagegen an einer Person hängt, ändert der Schalter nichts an der Sache und verschiebt nur Zahlen. Dann ist die ehrlichere Antwort die, die kapazitätstreue Planung gibt: Der Vorgang dauert eben länger.
Wie ein Ausfall im Bauablauf ankommt, zeigt das Beispiel Krankmeldung und Planungsart.
Wie Rillsoft Project Personal auf Vorgänge verteilt, steht auf der Produktseite zur Personaleinsatzplanung in der Rillsoft Cloud.