Ein Basisplan hält fest, wie der Plan zu einem Zeitpunkt aussah. Dagegen misst sich später alles, was schiefgeht. Was dabei leicht übersehen wird: Er zeigt den Unterschied zu genau EINEM gespeicherten Stand — und wer einen neuen anlegt, verliert den alten Vergleich aus dem Blick.
Ein dynamischer Basisplan wählt für jeden Vorgang den letzten gespeicherten Stand, der vor Beginn dieses Vorgangs angelegt wurde. Das eigens gebaute Projekt startet mit drei Vorgängen vom 5. bis 20. Oktober und dem Basisplan „Vertragsstand“. Später kommt ein vierter Vorgang hinzu. Branche, Kunde und Ressourcenlage bleiben außen vor, damit nur der Wechsel des Vergleichsstands sichtbar ist.
Zehn Bilder zeigen den ganzen Weg an vier Vorgängen: wie aus einer Verschiebung eine Zahl wird, wie ein neuer Basisplan sie verschwinden lässt, und was der dynamische daran ändert.
Der Ausgangsstand#
Bild 1 von 10 — Drei Vorgänge in einer Kette, und der Basisplan „Vertragsstand" ist gerade angelegt. Ihn sieht man im Balkenplan nicht: Rillsoft Project zeichnet keinen zweiten, hellen Balken dafür. Wer wissen will, wogegen verglichen wird, schaut in die Projektmaske — Feld „Basisplan:", links unten.
Das ist der erste Punkt, den man kennen muss: Der gewählte Basisplan steht nicht im Diagramm, sondern in den Projekteigenschaften. Deshalb trägt jedes Balkenplanbild dieser Folge die Maske mit — sonst wüsste man bei keinem, gegen welchen Stand es rechnet.
Bild 2 von 10 — „Entwurf prüfen" braucht statt 40 nun 80 Stunden, und der Nachfolger ist mitgewandert. Zugleich ist der Vorgang erledigt gemeldet: In der Spalte „Abgeschlossen" steht 100 — und beim Vorgänger ebenfalls, denn hinter etwas Unfertigem kann nichts abgeschlossen sein. Im Balkenplan sieht man die Verschiebung als längeren Balken; wie groß sie ist, sagt er nicht.
Bild 3 von 10 — Dieselbe Verschiebung als Zahl. Jede Zeile trägt zwei Werte übereinander: oben das Soll aus dem Basisplan, unten das Ist. Bei „Entwurf prüfen" endet das Soll am 16., das Ist am 23. Oktober — rechts steht +7.
Ein neuer Basisplan schluckt den alten Verzug#
Bild 4 von 10 — Am Plan hat sich nichts geändert: dieselben Balken, dieselben Termine. Geändert hat sich, wogegen gerechnet wird. Ein zweiter Basisplan hält jetzt den Zustand MIT dem Verzug fest.
Bild 5 von 10 — Dieselbe Ansicht wie zwei Bilder zuvor, derselbe Plan, dieselbe Verzögerung — und trotzdem ist keine Abweichung mehr zu sehen.
Das ist die wichtigste Stelle der Seite. Bild 3 und Bild 5 zeigen denselben Projektzustand, und sie widersprechen sich scheinbar: einmal sieben Tage Verzug, einmal gar nichts. Beide haben recht — sie rechnen nur gegen verschiedene Stände.
Ein Basisplan ist eine Aufnahme des ganzen Projekts zu einem Zeitpunkt. Legt man einen neuen an, während der Plan schon verrutscht ist, friert man die Verspätung als Soll ein. Danach ist der Verzug nicht behoben — er ist bloß nicht mehr sichtbar.
Was passiert, wenn Zeilen dazukommen#
Bild 6 von 10 — Ein vierter Vorgang kommt dazu — so, wie in jedem laufenden Projekt Zeilen dazukommen. Zugleich ist ein dritter Basisplan angelegt: „Nachtrag" kennt jetzt alle vier Vorgänge, die beiden älteren nur drei.
Bild 7 von 10 — Auch der neue Vorgang verzögert sich: Aus zwei Tagen werden sieben. Das geschieht NACH dem dritten Basisplan — und genau darauf kommt es im letzten Bild an.
Bild 8 von 10 — Derselbe Stand als Zahl, gegen den jüngsten festgehaltenen Basisplan. „Nachtrag" kennt alle vier Vorgänge, und seit ihm hat sich nur einer bewegt: „Unterlagen zusammenstellen" trägt +7, die drei anderen stehen auf null.
Das sieht aufgeräumt aus — und verschweigt etwas. Der erledigte Vorgang „Entwurf prüfen" steht auf null, weil der „Nachtrag" seinen verspäteten Termin als Soll festhält. Die sieben Tage, die er gegenüber der ersten Zusage verloren hat, sind aus dem Blick.
Was der dynamische Basisplan anders macht#
Bild 9 von 10 — Umgestellt wird nur, wogegen gerechnet wird: Im Feld „Basisplan:" steht jetzt der dynamische. Am Plan selbst ändert sich dabei nichts — vier Balken an unveränderter Stelle.
Bild 10 von 10 — Und das ist der Vergleich dazu — er sagt etwas anderes als Bild 8. Jetzt tragen ZWEI Zeilen eine Abweichung: der Nachtrag mit seinen +7 und der erledigte Vorgang „Entwurf prüfen", dessen Soll wieder auf dem 16. Oktober steht.
Im letzten Bild greift diese Regel zweifach. Für „Unterlagen zusammenstellen" ist der passende Stand der „Nachtrag" — derselbe Wert wie in Bild 8. Für den erledigten Vorgang „Entwurf prüfen" ist es der Vertragsstand, denn beim „Stand nach Verzug" war er schon in Arbeit: Soll 16. Oktober, Ist 23. Oktober, +7.
Das ist der Gewinn gegenüber jedem einzelnen festen Stand: Die alte Zusage und die neue Zeile stehen nebeneinander. Ein fester Basisplan kann immer nur eines von beidem — der älteste kennt den Nachtrag nicht, der jüngste hat die Verspätung schon als Soll eingefroren.
Was daraus für die Praxis folgt#
- Der zweite Basisplan gehört ausgelöst, bevor die nächste Verzögerung eintritt — nicht danach. Bild 4 und 5 zeigen, was sonst passiert: Der Verzug wird zum neuen Soll.
- Nachträge sind der Normalfall. Ein Projekt, das nach einem Jahr noch dieselben Zeilen hat wie beim Start, ist die Seltenheit.
- Der dynamische Basisplan ersetzt kein Aufräumen. Er sucht sich je Zeile ein Soll und beantwortet damit eine gemischte Frage. Wer wissen will, wie der Stand gegenüber EINEM bestimmten Zeitpunkt ist — dem Vertrag, dem letzten Lenkungskreis —, wählt diesen Basisplan bewusst aus. Bild 3, 5, 8 und 10 zeigen vier verschiedene Antworten auf denselben Plan.
Wie derselbe Vergleich an einem echten Bestand aussieht, zeigen der Soll-Ist-Vergleich am Leitprojekt im Maschinenbau und der Basisplan beim IT-Dienstleister.
Wie Rillsoft Project Basispläne führt, steht auf der Produktseite zum Projektcontrolling in der Rillsoft Cloud.