„Die Rolle ist voll ausgelastet" klingt nach Alarm. „Sie bindet ein Drittel unserer Leute" klingt nach Normalbetrieb. Beides kann derselbe Sachverhalt sein — es kommt darauf an, wogegen gerechnet wird.
Rillsoft Project bietet dafür zwei Darstellungen derselben Kapazitätsansicht. Sie beantworten verschiedene Fragen, nicht verschieden genau dieselbe.
Das eigens gebaute Kleinprojekt führt zwei Rollen. Zur Bearbeitung gehören Anna Muster und Bernd Beispiel, zur Prüfung nur Clara Probe. In der ersten Woche arbeitet Anna, in der zweiten Clara; damit ist je Rolle genau eine Person belegt. Branche, Kunde und weitere Projekte bleiben aus dem Vergleich heraus.
Wie eng ist diese Rolle?#
Bild 1 von 2 — Zwei Rollen, je eine belegte Person — und trotzdem zwei sehr verschiedene Zahlen. Die Darstellung Prozent je Rolle misst gegen die Kapazität DIESER Rolle: Bei der Prüfung gibt es nur eine Person, also steht sie bei 100 Prozent. Bei der Bearbeitung gibt es zwei, also steht sie bei 50.
Der Nenner steht im Bild direkt darunter: Unter Bearbeitung hängen zwei Personen, unter Prüfung eine. In beiden Rollen arbeitet zum jeweiligen Zeitpunkt genau ein Mensch — Anna Muster in der ersten Woche, Clara Probe in der zweiten.
Daraus werden 50 Prozent bei der Bearbeitung und 100 Prozent bei der Prüfung. Nicht weil Clara mehr arbeitet, sondern weil hinter ihr niemand mehr steht.
Das ist die Zahl für die Frage „wo wird es eng". Fällt Anna aus, kann Bernd übernehmen; fällt Clara aus, steht die Prüfung. Genau das sagen die beiden Zahlen, und zwar bevor jemand ausfällt.
Wie viel des Ganzen bindet sie?#
Bild 2 von 2 — Dieselben Daten, dieselbe Belegung, ein anderer Nenner — und aus 100 gegen 50 wird zweimal 33 Prozent. Die Darstellung Prozent von allen misst gegen den GESAMTEN Pool: Drei Personen gibt es, eine je Rolle ist belegt.
Zwischen den Bildern hat sich am Plan nichts geändert. Dieselben Vorgänge, dieselben Personen, dieselben Termine — getauscht wurde nur, wogegen gerechnet wird. Und plötzlich stehen beide Rollen bei 33 Prozent, weil eine von drei Personen im Pool beschäftigt ist.
Der Unterschied aus dem ersten Bild ist damit verschwunden. Das ist kein Fehler, sondern die Antwort auf eine andere Frage: „wie viel unseres Hauses steckt in diesem Projekt". Für die Auslastungsplanung über mehrere Projekte ist das die richtige Zahl — für die Suche nach dem Engpass die falsche.
Welche Darstellung wann?#
| Frage | Darstellung | Nenner |
|---|---|---|
| Wo wird es eng? Wer hat keinen Ersatz? | Prozent je Rolle | die Kapazität dieser Rolle |
| Wie viel unserer Leute bindet das Projekt? | Prozent von allen | der ganze Pool |
Zwei Fallen sind dabei häufig:
- Prozent je Rolle über alle Rollen summieren. Das ergibt keine sinnvolle Zahl — jede Zeile hat einen anderen Nenner. Wer eine Gesamtzahl braucht, nimmt Prozent von allen.
- Prozent von allen für die Engpasssuche nehmen. Eine Rolle mit einer einzigen Person verschwindet dort in der Menge. Je größer der Pool, desto unauffälliger wird genau die Rolle, die als erste kippt.
Eine dritte Darstellung, absolut, nennt direkt die Stunden oder Köpfe. Sie ist die ehrlichste, wenn der Nenner strittig ist — und die unhandlichste, wenn man vergleichen will.
Wie man zwischen diesen Ansichten im Alltag umschaltet und was sie an einem größeren Pool zeigen, steht unter Kapazitätsansichten steuern.
Wie Rillsoft Project Kapazitäten rechnet, steht auf der Produktseite zur Ressourcenplanung in der Rillsoft Cloud.