Ressourcenmanagement im Portfolio

Elf Themen dieses Bereichs rechnen in einem Projekt. Dieses hier rechnet in dreien — und zeigt, was sich ändert, wenn dieselben drei Vorgänge nicht in einer Datei stehen, sondern in drei, und diese drei auf denselben Pool zugreifen. Das ist ein Portfolio: keine neue Planung, sondern die gemeinsame Rechnung mehrerer Vorhaben.

Die Antwort vorweg: Für sich genommen ist jedes der drei Projekte unauffällig. Jedes braucht eine Bearbeiterin und eine Prüferin, jedes hat sie. Erst das Portfolio zeigt, dass die eine Prüferin im Pool drei Wochen lang ohne Lücke gefordert ist — und je nachdem, ob man die Ansicht nach Rolle oder nach Projekt gliedert, beantwortet sie eine andere Frage.

Der Bestand, um den es geht

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Drei Projekte, jedes die bekannte Kette aus drei Vorgängen, um je eine Woche versetzt. Jeder Vorgang trägt seine Rolle; in Alpha und Beta stehen zusätzlich Personen, in Gamma nicht. Am Ende jedes Projekts steht ein fixierter Meilenstein.

Jedes Projekt trägt außerdem einen Kunden und eine Kategorie aus dem Pool: Alpha und Gamma gehören der Musterkunde AG, Beta der Beispielkunde GmbH; Alpha und Beta sind Entwicklung, Gamma ist Wartung. Beides steht in der Projektmaske (Bild 1 bis 3) und ist die Grundlage dafür, ein Portfolio später nach Kunde oder Kategorie zu gliedern.

Der Pool ist derselbe wie auf allen Grundlagenseiten: Anna Muster und Bernd Beispiel als Bearbeiter/in, Clara Probe als einzige Prüfer/in. Das ist die Zahl, auf die es ankommt — eine Prüferin, drei Projekte, die je eine Woche lang prüfen lassen.

Drei Projekte, drei Dateien

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Bild 1 von 20 — Das erste der drei Projekte, für sich allein. „Konzept erstellen" läuft vom 5. bis 9. Oktober bei Anna Muster, „Entwurf prüfen" vom 12. bis 16. bei Clara Probe, „Freigabe erteilen" am 19. und 20. wieder bei Anna; jeder Vorgang trägt seine Rolle, und am 20. Oktober steht der fixierte Meilenstein „Alpha freigegeben". Die Maske darunter ist die des Projekts — im Kopf steht „Projekt Alpha", Anfang 5. Oktober, Kategorie Entwicklung, Kunde Musterkunde AG. Was hier fehlt, ist nicht zu sehen: dass in zwei Wochen ein zweites und ein drittes Projekt dieselben Leute brauchen.

Bild 2 von 20 — Das zweite Projekt — eine andere Datei, nicht eine Änderung an Alpha. Dieselbe Kette, dieselben Stunden, um eine Woche versetzt: „Konzept erstellen" vom 12. bis 16. Oktober bei Bernd Beispiel, „Entwurf prüfen" vom 19. bis 23. wieder bei Clara Probe, „Freigabe erteilen" am 26. und 27. bei Bernd, die fixierte Raute am 27. Oktober. Im Kopf der Maske steht „Projekt Beta", darunter Kategorie Entwicklung und ein anderer Kunde: Beispielkunde GmbH. Wer beide Bilder nebeneinanderlegt, sieht schon, was keines von beiden zeigt: Clara Probe prüft in Alpha bis zum 16. und in Beta ab dem 19. Oktober — in zwei Dateien, die voneinander nichts wissen.

Bild 3 von 20 — Das dritte Projekt, wieder eine andere Datei, und wieder eine Woche später: „Konzept erstellen" vom 19. bis 23. Oktober, „Entwurf prüfen" vom 26. bis 30., „Freigabe erteilen" am 2. und 3. November, die fixierte Raute am 3. November. Die Maske sagt Kategorie Wartung und Kunde Musterkunde AG — derselbe Kunde wie Alpha, eine andere Projektart. Der Unterschied zu den beiden anderen steht in der Spalte Personal: Sie ist leer. Gamma sagt nur, was gebraucht wird — eine Bearbeiterin oder ein Bearbeiter, eine Prüferin —, nicht wer. Das ist der Normalfall in einer frühen Planung, und im Portfolio wird daraus eine Frage: Ist im Pool noch jemand frei, wenn Gamma anfängt?

Drei Dateien, drei Balkenpläne, und in keinem steht etwas Beunruhigendes. Jedes Projekt fordert je Woche eine Person einer Qualifikation, und der Pool hat von jeder Qualifikation mindestens eine. Der Planer von Alpha sieht Alpha, der von Gamma sieht Gamma. Dass Clara Probe in Alpha bis zum 16., in Beta ab dem 19. und in Gamma ab dem 26. Oktober prüfen soll, steht in keiner der drei Dateien — es steht in allen dreien zusammen.

Das Portfolio: eine Achse für alle drei

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Bild 4 von 20 — Dieselben drei Projekte, jetzt in einer Datei: dem Portfolio. Das ist keine vierte Planung, sondern eine Liste der drei — und trotzdem ändert sich mit ihr alles, was zu sehen ist. Drei Zeilen, drei Balken, um je eine Woche versetzt: Alpha vom 5. bis 20. Oktober, Beta vom 12. bis 27., Gamma vom 19. Oktober bis 3. November. Zum ersten Mal steht auf einer Achse, dass sich die drei überlappen — in der Woche vom 19. Oktober laufen alle drei zugleich. Zugeklappt sieht man das Wann; das Wer kommt in den nächsten Bildern.

Ein Portfolio ist in Rillsoft Project wörtlich eine Liste: eine Datei, die die drei Projektdateien nennt. Die Projekte bleiben, was sie sind — eigene Dateien mit eigenen Terminen und eigenen Meilensteinen. Neu ist, dass sie gemeinsam geöffnet und gemeinsam gerechnet werden. Zugeklappt zeigt der Balkenplan das Wesentliche der Zeitachse: Die drei Vorhaben überlappen sich zwei Wochen lang.

Bild 5 von 20 — Dasselbe Bild wie zuvor, mit einer einzigen Darstellungsoption mehr: „Meilensteine in Teilprojekt darstellen". Jeder Projektbalken trägt jetzt an seinem Ende die Raute seines fixierten Meilensteins — Alpha am 20. Oktober, Beta am 27. Oktober, Gamma am 3. November —, obwohl die Meilensteinzeilen selbst in den zugeklappten Projekten verborgen bleiben. Der Balken sagt, wie lange gearbeitet wird; die Raute sagt, was am Ende zugesagt ist. Drei Balken, drei Rauten, drei Zusagen — und noch ohne die Linien, die zeigen, wen jede Zusage schneidet.

Die Raute gehört zum Projekt, nicht zur Zeile: Sie steht am Balken, weil das Projekt einen fixierten Endtermin hat — ganz gleich, ob seine Zeilen auf- oder zugeklappt sind. Wer nur die drei Zusagen sehen will, braucht die Vorgänge dafür nicht.

Bild 6 von 20 — Dasselbe Bild wie zuvor, mit einer weiteren Darstellungsoption: „Meilensteine in Kalenderleiste anzeigen" hebt die drei Termine von den Balkenenden — 20. Oktober, 27. Oktober, 3. November — zusätzlich als Rauten oben in die Zeitleiste, von jeder eine senkrechte Linie durch die drei Projektzeilen, obwohl die Meilensteine selbst in den zugeklappten Projekten verborgen sind. Drei Zeilen, drei Balken, drei Zusagen: Das ist das Portfolio auf einen Blick — und jede Linie schneidet die Balken der anderen Projekte.

Die zweite Option holt die Zusagen in die Leiste, ohne die Projekte aufzuklappen: Drei Rauten oben, drei Linien durch drei Balken. Wer wissen will, wann was fertig sein muss und wer dann noch mitten in der Arbeit ist, braucht keine weitere Zeile.

Bild 7 von 20 — Dieselbe Datei, aufgeklappt — und jetzt stehen die neun Vorgänge untereinander, die vorher in drei Dateien lagen. Jede Kette hat dieselbe Form, nur um eine Woche verschoben, und die Spalte Personal zeigt den Unterschied zwischen den Projekten: Alpha und Beta tragen Namen, Gamma nur Rollen. Die Kalenderleiste trägt weiter die drei Rauten, und ihre senkrechten Linien laufen jetzt durch alle zwölf Zeilen: An der Linie vom 20. Oktober ist zu sehen, dass Betas Prüfung und Gammas Konzept mitten in der Arbeit sind, wenn Alpha abgenommen wird. Wer hier die Zeilen mit „Clara Probe" sucht, findet zwei, die sich nicht überschneiden — bis 16. Oktober in Alpha, ab 19. Oktober in Beta. Was der Balkenplan nicht zeigt: dass Gamma ab dem 26. Oktober ebenfalls eine Prüferin braucht, und dass es im Pool nur eine gibt.

Aufgeklappt ist das Portfolio ein Balkenplan mit zwölf Zeilen, und die Frage nach der Prüferin lässt sich darin schon stellen, aber schlecht beantworten: Man müsste die drei Zeilen „Entwurf prüfen" suchen, ihre Wochen vergleichen und wissen, dass Gamma dieselbe Rolle meint wie Alpha und Beta. Der Balkenplan sortiert nach Projekt. Für die Frage nach der Qualifikation braucht es eine Ansicht, die nach Qualifikation sortiert.

Die Rollenauslastung: nach Qualifikation statt nach Projekt

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Bild 8 von 20 — Dieselben neun Vorgänge, jetzt nach Qualifikation sortiert statt nach Projekt. Die Ansicht wechselt vom Balkenplan in die Rollenauslastung: Oben die Bearbeiter/innen mit sechs Vorgangsbalken darunter, dann die Prüfer/in mit dreien. In den Zellen steht je Tag, wie viele Stunden die Rolle gefordert ist — bei den Bearbeitern am 19. und 20. Oktober 16, weil Alphas Freigabe und Gammas Konzept zusammentreffen, sonst 8; bei der Prüferin vom 12. bis 30. Oktober jeden Tag 8, drei Wochen ohne Lücke. Die Rolle weiß nicht, aus welchem Projekt ein Vorgang kommt — und genau das ist hier die Stärke: Der Bedarf zählt über alle drei.

Zwei Zeilen statt zwölf, und die Frage ist beantwortet. Die Rolle Prüfer/in ist vom 12. bis 30. Oktober an jedem Arbeitstag mit 8 Stunden gefordert — drei Wochen, aus drei Projekten, ohne einen Tag dazwischen. Der Pool hat für diese Rolle eine Person. Das geht auf, aber nur, wenn nichts dazwischenkommt: kein Urlaubstag, keine Verschiebung in Alpha, die „Entwurf prüfen" in die Woche von Beta drückt. Bei den Bearbeitern stehen am 19. und 20. Oktober 16 Stunden, weil Alphas Freigabe und Gammas Konzept zusammentreffen — zwei Köpfe im Pool, zwei gefordert, ebenfalls ohne Luft.

Dass Gamma nur Rollen trägt, spielt für diese Rechnung keine Rolle: Die Rollenauslastung fragt, was gebraucht wird, nicht, wer eingetragen ist. Gammas Bedarf steht in derselben Zeile wie der von Alpha und Beta.

Dieselbe Ansicht, zwei Reihenfolgen

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Bild 9 von 20 — Eine Gliederungsebene mehr, und die Rolle bekommt eine Adresse. Unter jeder der beiden Rollenzeilen stehen jetzt die drei Projekte, und unter jedem Projekt seine Vorgänge: Bei den Bearbeitern zwei je Projekt, bei der Prüferin einer je Projekt. Die Summenzeile der Rolle ist dieselbe wie in Bild 8 — die 16 am 19. und 20. Oktober steht weiter oben —, aber darunter ist zu lesen, wer sie verursacht: Alpha mit der Freigabe, Gamma mit dem Konzept. Das ist die Reihenfolge für die Frage „wohin geht diese Qualifikation, und welches Projekt müsste nachgeben".

Bild 10 von 20 — Die Gliederung umgedreht — erst das Projekt, dann die Rolle —, und die Ansicht beantwortet die andere Frage: nicht „wohin geht die Qualifikation", sondern „was braucht dieses Projekt". Unter jedem der drei Projekte stehen seine beiden Rollen mit ihren Vorgängen, und die Zahlen je Projekt sind die aus dem Einzelprojekt: 8 je Tag, nie mehr. Was hier verloren geht, ist die Summe über die Projekte — die 16 am 19. und 20. Oktober gibt es in dieser Reihenfolge nicht mehr, weil sie zwei Projekten gehört. Deshalb braucht ein Portfolio beide Reihenfolgen: Rolle zuerst für den Engpass, Projekt zuerst für den Bedarf.

Die beiden Bilder tragen dieselben Zahlen; verschieden ist nur, welche Zeile oben steht. Rolle vor Projekt hält den Bedarf der Qualifikation als Überschrift und zeigt darunter, welches Vorhaben wie viel davon bindet — das ist die Ansicht, wenn eine Rolle knapp ist und jemand entscheiden muss, welches Projekt nachgibt. Projekt vor Rolle hält das Vorhaben als Überschrift und zeigt darunter, welche Qualifikationen es braucht — das ist die Ansicht, wenn ein Projekt beginnt und jemand wissen will, wen es fordert. In der zweiten Reihenfolge gibt es die 16 vom 19. Oktober nicht mehr: Sie gehört zwei Projekten und steht deshalb unter keinem.

Eine Ebene darüber: Kunde und Kategorie

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Bild 11 von 20 — Der Kunde als oberste Ebene, direkt darunter die Rolle — ohne den Umweg über das Projekt. Die Musterkunde AG bindet 192 Stunden, aus Alpha und Gamma zusammengezählt, je Qualifikation in einer Zeile; die Beispielkunde GmbH 96. Das ist die Antwort auf die Frage, was ein Kunde bindet, wenn es nicht darauf ankommt, in welchem seiner Vorhaben. Unter den Bearbeiter/innen der Musterkunde AG stehen sechs Vorgänge: drei aus Alpha, drei aus Gamma.

Was ein Kunde bindet, ohne den Umweg über das Projekt: Die zweistufige Gliederung fasst je Kunde alles zusammen, was seine Vorhaben an einer Qualifikation fordern. Erst die dritte Ebene sagt, in welchem Projekt es steckt.

Bild 12 von 20 — Der Kunde als oberste Ebene, darunter das Projekt, darunter die Rolle. Die Musterkunde AG zeigt ihre beiden Vorhaben nacheinander — Alpha und Gamma, zusammen 192 Stunden —, jedes mit seinen zwei Qualifikationen und 8 Stunden je Tag; die Beispielkunde GmbH ihr eines mit 96. Das ist die Ansicht für die Frage, was ein Kunde bindet — und in welchem Projekt: dieselben 192 und 96 Stunden wie im Bild davor, jetzt je Vorhaben aufgeteilt.

Die Stammdaten aus dem Pool — Kunde und Kategorie am Projektkopf — sind im Portfolio Gliederungsebenen. Sie ändern keine Zahl: Die 192 Stunden der Musterkunde AG sind Alphas 96 plus Gammas 96, und die Bearbeiter/innen des Portfolios bleiben bei 168. Sie ändern, wie die Zeilen zusammenfinden — und damit, welche Frage sich in einer Zeile beantworten lässt.

Bild 13 von 20 — Der Kunde oben, darunter die Rolle, darunter das Projekt — die dritte Reihenfolge beim Kunden. Die Musterkunde AG bindet 112 Stunden Bearbeiter/in und 80 Stunden Prüfer/in, und unter jeder Rolle steht, welches ihrer Vorhaben wie viel davon fordert: Alpha und Gamma je 56 bei den Bearbeitern, je 40 bei der Prüferin. Das ist die Frage „welche Projekte dieses Kunden brauchen diese Qualifikation" — gestellt, wenn die Rolle knapp ist und beim Kunden entschieden werden muss, welches seiner Vorhaben nachgibt.

Drei Reihenfolgen für denselben Kunden: Kunde → Rolle sagt, wie viel er insgesamt bindet; Kunde → Projekt → Rolle, welches seiner Vorhaben was braucht; Kunde → Rolle → Projekt, welche seiner Vorhaben sich eine knappe Qualifikation teilen. Die Zahlen sind in allen dreien dieselben — 192 Stunden, davon 112 Bearbeitung und 80 Prüfung.

Bild 14 von 20 — Die Kategorie als oberste Ebene, direkt darunter die Rolle. Entwicklung bindet 192 Stunden — Alpha und Beta in einer Zeile je Qualifikation —, Wartung 96. Wer wissen will, wie viel Arbeit in Entwicklung steckt und wie viel in Wartung, ohne nach Projekten zu unterscheiden, liest diese zwei Ebenen.

Bild 15 von 20 — Statt des Kunden die Kategorie als oberste Ebene, darunter das Projekt, darunter die Rolle. Entwicklung fasst Alpha und Beta zusammen — 192 Stunden —, Wartung ist allein Gamma mit 96. Dieselben neun Vorgänge, ein anderer Schnitt: Wer wissen will, wie viel Arbeit in Entwicklung steckt und wie viel in Wartung, liest diese Reihenfolge. Keiner der beiden Schnitte ändert eine Zahl; sie ändern, was man auf einen Blick liest.

Dieselben Fragen an die Personen

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Bild 16 von 20 — Dieselben Daten, jetzt nach Person sortiert. Anna Muster trägt Alphas Konzept und Freigabe, Bernd Beispiel dasselbe für Beta, Clara Probe prüft in Alpha und in Beta — vom 12. bis 23. Oktober jeden Tag 8 Stunden, zwei Wochen ohne Lücke. Was fehlt, ist die Aussage: Gamma kommt in dieser Ansicht nicht vor, weil dort niemand zugewiesen ist. Die Rollenauslastung in Bild 8 sah Gammas Bedarf, die Personalsicht sieht nur, wer eingetragen ist — und genau deshalb braucht ein Portfolio beide.

Die Personalauslastung ist die Rollenauslastung von der anderen Seite: Sie fragt nicht, was gebraucht wird, sondern wer eingetragen ist. Für Alpha und Beta ist das dieselbe Information — nur dass jetzt Namen statt Qualifikationen in den Zeilen stehen und Clara Probes zwei Wochen ohne Lücke in einer einzigen Zeile liegen. Für Gamma ist es keine Information: Das Projekt hat Rollen, aber keine Menschen, und eine Ansicht, die nach Menschen sortiert, hat dafür keine Zeile.

Bild 17 von 20 — Eine Ebene mehr, und jede Person bekommt ihre Projekte als Adresse. Anna Muster arbeitet nur für Alpha, Bernd Beispiel nur für Beta — und Clara Probe für beide, hintereinander: Alpha bis zum 16., Beta ab dem 19. Oktober. Das ist die Reihenfolge für die Frage „wo steckt dieser Mensch, und welches Projekt müsste ihn abgeben". Gamma steht unter niemandem.

Bild 18 von 20 — Die Gliederung umgedreht — erst das Projekt, dann die Person —, und die Ansicht beantwortet die Frage „wer arbeitet an diesem Projekt". Unter Alpha stehen Anna Muster und Clara Probe, unter Beta Bernd Beispiel und Clara Probe. Clara erscheint zweimal, weil sie zwei Projekten gehört; die Summe ihrer 80 Stunden gibt es in dieser Reihenfolge nicht mehr. Und Gamma hat hier niemanden — die Zeile bleibt leer oder fehlt ganz. Das ist die Lücke, die vor dem 19. Oktober zu schließen ist.

Die beiden Gliederungen der Personalsicht stellen dieselben Fragen wie die der Rollensicht, nur an Namen: Person vor Projekt zeigt, wo ein Mensch gebunden ist und was ihn freigäbe; Projekt vor Person zeigt, wer an einem Vorhaben arbeitet — und wo noch niemand. Für Gamma ist die zweite Ansicht die Aufgabenliste: zwei Rollen gefordert, keine Person eingetragen, Anfang am 19. Oktober.

Bild 19 von 20 — Der Kunde als oberste Ebene der Personalsicht. Unter der Musterkunde AG steht nur Alpha mit Anna Muster und Clara Probe — Gamma gehört demselben Kunden, hat aber niemanden und erscheint deshalb auch hier nicht; unter der Beispielkunde GmbH steht Beta mit Bernd Beispiel und Clara Probe. Wer für einen Kunden wissen will, welche Menschen an seinen Projekten arbeiten, liest diese Reihenfolge — und sieht an der Musterkunde AG zugleich, dass ihr zweites Projekt noch unbesetzt ist.

Bild 20 von 20 — Die Kategorie als oberste Ebene der Personalsicht. Entwicklung fasst Alpha und Beta mit ihren Menschen zusammen — Anna und Clara, Bernd und Clara —; Wartung hat mit Gamma nur ein Projekt, und das hat niemanden, also fehlt die ganze Kategorie. Das ist die letzte der Gliederungen dieser Seite, und sie sagt dasselbe wie die erste Personalsicht, nur eine Ebene höher: Was nicht besetzt ist, ist in der Personalsicht nicht da.

Kunde und Kategorie über der Personalsicht zeigen dieselbe Lücke wie die flache Personalsicht, nur adressiert: Nicht „irgendwo fehlt jemand", sondern „bei der Musterkunde AG fehlt jemand, und zwar in der Wartung". Das ist die Form, in der eine Lücke jemanden findet, der sie schließt.

Was das für die Planung heißt

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• Der Engpass ist eine Eigenschaft des Portfolios, nicht eines Projekts. Keines der drei Projekte hat einen Fehler gemacht; die drei Wochen Prüfung ohne Lücke entstehen erst aus ihrer Summe. Wer nur sein Projekt plant, kann sie nicht sehen.
• Rollen zuweisen, auch wenn Personen feststehen. Die Rollenauslastung rechnet über die Rollen, und nur so zählt ein Projekt mit, in dem noch niemand eingetragen ist. Gamma steht in Bild 8 in derselben Zeile wie Alpha und Beta — weil es dieselbe Rolle fordert.
• Die Gliederung ist eine Frage, keine Einstellung. Rolle zuerst für „wer ist knapp", Projekt zuerst für „was braucht dieses Vorhaben". Beide Reihenfolgen gehören zum Portfolio; keine ersetzt die andere.

Wie ein Portfolio im Branchenbestand aussieht — fünf Vorhaben auf 120 Personen, mit einer Unterdeckung, die kein Einzelprojekt zeigt —, steht im Beispiel Multiprojekt-Kapazitätsabgleich im Mittelstand. Was die drei Gliederungen an derselben Kapazitätsansicht bewirken, zeigt Kapazitätsansichten steuern. Warum eine Rolle etwas anderes ist als eine Person, steht unter Rolle oder Person; was der fixierte Meilenstein am Ende jedes Projekts festhält, unter Teilprojekt und Meilenstein fixieren.

Wie sich derselbe Funktionsumfang außerhalb der Beispiele darstellt, steht auf der Produktseite zum Multiprojektmanagement in der Rillsoft Cloud.