„Wer macht das?" ist im Projekt zwei Fragen, und sie werden zu verschiedenen Zeitpunkten beantwortet. Beim Aufstellen des Plans weiß man, welche Qualifikation ein Vorgang verlangt. Wer sie im Oktober mitbringt, weiß man oft erst Wochen später. Ein Plan, der beides in ein Feld zwängt, zwingt zu einer Antwort, die es noch nicht gibt.
Rillsoft Project trennt die beiden Angaben in zwei Spalten. Gezeigt wird das hier an einem Projekt aus drei Vorgängen — die Trennung ist eine Rechenweise und kein Branchenthema; an dreiundvierzig Vorgängen geht sie in der Menge unter.
Das Kleinprojekt läuft vom 5. bis 20. Oktober; seine Vorgänge tragen 40, 40 und 16 Stunden Aufwand. Zum Pool gehören Anna Muster und Bernd Beispiel als Bearbeiter sowie Clara Probe als Prüferin. Diese eigens gebaute Besetzung zeigt nur die Trennung von Qualifikation und Name, keinen echten Kundenfall.
Der Plan, um den es geht#
Bild 1 von 3 — Drei Vorgänge in einer Kette, 40, 40 und 16 Stunden, vom 5. bis zum 20. Oktober. Unten steht der erste davon in seiner Eigenschaftsmaske — und dort ist schon zu sehen, wovon diese Seite handelt: Das Register Rollen trägt ein Häkchen, das Register Personal nicht.
Der Vorgang weiß also, welche Qualifikation er braucht, und noch nicht, wer sie mitbringt. Die beiden nächsten Bilder rechnen denselben Plan einmal so und einmal so zusammen.
Ein Plan ohne einen einzigen Namen#
Bild 2 von 3 — Der Plan aus der Sicht der Qualifikation. Eine einzige Zeile steht oben — 11.001 Bearbeitung – Bearbeiter/in —, und darunter hängen alle drei Vorgänge: 40, 40 und 16 Stunden. Zusammen 96, Auslastung 100 Prozent. Mehr braucht ein Plan auf dieser Stufe nicht — ohne dass ein einziger Name gefallen wäre.
Das leere Register ist kein Mangel. Ein Plan auf dieser Stufe trägt bereits eine vollständige Kapazitätsrechnung — gegen die Rolle: Er weiß, dass er in diesen drei Wochen einen Bearbeiter braucht, und kann das gegen den Pool halten. Was er nicht weiß, ist, ob Anna oder Bernd übernimmt. Diese Frage verträgt es, offen zu bleiben.
Dieselbe Tabelle, ein Schritt weiter#
Bild 3 von 3 — Dieselbe Arbeit, eine Gruppierung weiter: Aus einer Zeile werden zwei. Anna Muster hält „Konzept erstellen" und „Freigabe erteilen", zusammen 56 Stunden; Bernd Beispiel hält „Entwurf prüfen" mit 40. Die Summe ist unverändert — dieselben 96 Stunden, nur anders aufgeteilt.
Legen Sie die beiden Bilder nebeneinander. In der Reiterleiste tragen jetzt beide Register ein Häkchen: Die Rolle ist geblieben, die Person ist dazugekommen. Und in der Tabelle oben stehen dieselben Anfangstermine, die Balken liegen an derselben Stelle. Das Einsetzen eines Namens terminiert nicht neu — es beantwortet nur die zweite Frage.
Die Liste in der Mitte ist der eigentliche Gewinn — und man kann sie nachzählen: Der Pool dieses Beispiels führt drei Personen, die Liste zeigt zwei. Clara Probe ist Prüferin, der Vorgang verlangt einen Bearbeiter, also steht sie nicht zur Auswahl. Bei drei Personen wirkt das wie eine Kleinigkeit; bei dreihundert entscheidet es darüber, ob die Frage „wer kann das?" beantwortbar bleibt oder in einer Namensliste untergeht.
Warum zwei Spalten und nicht eine?#
Der Gewinn zeigt sich erst, wenn etwas schiefgeht. Fällt Anna aus, lautet die Frage nicht „wer war das nochmal?", sondern „wer sonst noch kann das?" — und die ist nur beantwortbar, wenn am Vorgang noch steht, welche Qualifikation er verlangt. Genau daraus baut Rillsoft Project die Kandidatenliste: nicht aus dem ganzen Pool, sondern aus denen, die die geforderte Rolle tragen.
Wer Rolle und Person in ein Feld zwängt, verliert diese Frage. Der Plan weiß dann noch, wer eingetragen war, aber nicht mehr, wonach gesucht werden muss.
Drei Dinge folgen daraus für die Praxis:
- Grobplanung braucht keine Namen. Ein Plan nur mit Rollen ist kein halber Plan, sondern der richtige Stand für den Zeitpunkt.
- Kapazität lässt sich vorher rechnen. Die Frage „reicht die Qualifikation" steht schon offen, bevor jemand benannt ist.
- Der Ausfall bleibt beantwortbar. Die Rolle am Vorgang ist das, was die Suche nach Ersatz überhaupt möglich macht.
Wie das im Ernstfall aussieht, zeigen zwei Branchenbeispiele: die Kandidatenermittlung am Ingenieurbüro — dort steht die kurze Liste derer, die tatsächlich in Frage kommen — und die Kapazitätsansichten im Mittelstand, wo dieselbe Trennung erklärt, warum eine Person überlastet sein kann, während ihre Rolle unauffällig bleibt.
Wie Rillsoft Project Qualifikationen und Personen führt, steht auf der Produktseite zur Personaleinsatzplanung in der Rillsoft Cloud.