Ein Arbeitstag hat acht Stunden — das ist die häufigste stille Fehlannahme in Plänen. Wer rund um die Uhr arbeiten lässt, plant nicht einen längeren Tag, sondern drei Schichten: drei Kalender, drei Menschen, ein Vorgang.
In Rillsoft Project hängt die Arbeitszeit an der Person, nicht am Projekt. Vier Bilder zeigen den Weg: was der Vorgang verlangt, wer ihn übernimmt, und wie sich der Tag danach zwischen den dreien aufteilt. Zwei weitere zeigen den Schichtkalender selbst — fest zugeordnet und rotierend.
Das eigens gebaute Beispiel enthält nur den Vorgang „Anlage in Betrieb nehmen“. Er steht auf fester Dauer, trägt zunächst 240 Stunden und rechnet auf einem Hauptkalender mit 24 Stunden pro Tag. Anna Muster arbeitet früh, Bernd Beispiel spät und Dieter Test nachts. Branche, Auftrag und weitere Engpässe sind bewusst nicht Teil dieses Kalendervergleichs.
Erst die Anforderung, noch keine Namen#
Bild 1 von 6 — Der Vorgang verlangt eine Bearbeiterkraft, und mehr steht noch nicht fest. Im Kopf der Maske steht „Dauer 10 AT (24 Std.)" — der Hauptkalender dieses Projekts läuft rund um die Uhr, ein Arbeitstag ist hier also 24 Stunden lang.
Zwei Einstellungen tragen die ganze Seite, und beide stehen schon in diesem Bild:
- Der Hauptkalender läuft 24 Stunden. Er ist die äußere Schranke. Stünde er auf 8 bis 17 Uhr, wären Spät- und Nachtschicht abgeschnitten, und die drei Kalender darunter blieben wirkungslos.
- Der Vorgang steht auf fester Dauer. Er läuft 240 Stunden — auf dem Hauptkalender sind das zehn Arbeitstage, vom 5. bis zum 17. Oktober. Geplant wird zunächst über die Rolle: eine Bearbeiterkraft, noch kein Name.
Drei Namen, drei Kalender#
Bild 2 von 6 — Aus der Anforderung sind drei Namen geworden: Anna Muster in der Frühschicht, Bernd Beispiel in der Spätschicht, Dieter Test in der Nachtschicht. Jede steht bei 100 Prozent — und das Ende wandert vom 17. Oktober auf den 14. November.
Zwei Zahlen ändern sich, und beide sagen etwas. Weil der Vorgang auf fester Dauer steht, arbeitet jede der drei mit voller Auslastung; der Aufwand wächst dadurch von 240 auf 720 Stunden. Und das Ende wandert: Die Rollenzeile hatte auf dem Hauptkalender rund um die Uhr gerechnet, die drei Namen arbeiten in Schichten von je acht Stunden. Drei Schichten machen den Tag lückenlos, nicht den Vorgang dreimal so schnell. Wer Schichten plant, plant deshalb nicht „mehr Leute", sondern andere Zeiten — und muss beides auseinanderhalten.
Die Rolle: rund um die Uhr belegt#
Bild 3 von 6 — Dieselbe Planung nach Rolle gruppiert, Stunde für Stunde. In jeder Spalte steht eine ganze Kraft — von Mitternacht bis Mitternacht. Die Lücke, die eine einzelne Schicht ließe, füllt die nächste.
Auf der Tagesskala stünde hier eine einzige Summe, und man sähe nichts. Erst die Stundenskala zeigt, was drei Schichten aus einem Tag machen: keine Stunde ohne Bedarf, keine Nachtstunde ausgespart.
Die Personen: drei Bänder, die sich nicht überschneiden#
Bild 4 von 6 — Dieselbe Planung nach Person gruppiert — und jetzt zerfällt der Tag in seine drei Schichten: Anna Muster von 6 bis 14 Uhr, Bernd Beispiel von 14 bis 22, Dieter Test von 22 bis 6.
Legen Sie Bild 3 und Bild 4 nebeneinander: Oben eine durchgehende Reihe, unten drei Bänder, die sich nicht überschneiden und zusammen keine Stunde auslassen. Das ist ein Schichtkalender — kein Merkmal des Vorgangs, sondern eines der Person. Der Vorgang weiß nichts von Schichten; er bekommt seine Stunden von denen, die gerade da sind.
Der Schichtkalender selbst: dauerhaft festgelegt#
Bild 5 von 6 — Dieselben drei Menschen, eine Ebene höher: Woche für Woche statt Stunde für Stunde, dafür mit dem Schichtkalender im Bild. Jede Zeile behält ihre Farbe — Anna Muster gelb, Bernd Beispiel orange, Dieter Test blau — von Anfang Oktober bis Silvester.
Bis hierher ging es darum, was drei Schichten mit einem Vorgang machen. Diese beiden Bilder zeigen den Schichtkalender als Einstellung: eine Zeile je Person, eine Spalte je Woche, und die Farbe sagt, in welcher Schicht dieser Mensch gerade arbeitet. Das ist die einfachste Form eines Schichtbetriebs, die dauerhaft festgelegte Schicht — leicht zu planen und leicht zu lesen. Sie hat nur einen Preis: Dieselbe Person trägt jede Nacht.
Und derselbe Plan mit Rotation#
Bild 6 von 6 — Dasselbe Bild, ein Schichtplan weiter: Jetzt rotieren die drei. Anna Muster geht von der Früh- in die Spät- und dann in die Nachtschicht, Bernd Beispiel und Dieter Test jeweils eine Schicht versetzt — Woche für Woche bis zum Jahresende.
Legen Sie beide nebeneinander: Gleiche Zeilen, gleiche Auslastung, gleiche Stunden — nur die Farben wandern. Für die Planung ändert die Rotation nichts; in jeder einzelnen Woche ist jede Schicht genau einmal besetzt. Für die drei Menschen ändert sie alles.
Drei Personen reichen dafür genau — und sind zugleich das Minimum. Drei Schichten müssen gleichzeitig besetzt sein, also braucht es drei Köpfe; mit genau dreien geht der Ringtausch ohne Rest auf. Mehr Köpfe braucht erst, wer auch am Wochenende durchfährt.
Was man dabei falsch machen kann#
- Den Hauptkalender vergessen. Er ist die äußere Schranke. Läuft er nur von 8 bis 17 Uhr, sind Spät- und Nachtschicht abgeschnitten — die Kalender der Personen sind gesetzt, und trotzdem ändert sich nichts.
- Termintreue Planung. Sie rechnet ohne die Kalender der Ressourcen; die Schichten wären folgenlos. Wer Schichten plant, braucht kapazitätstreue Planung.
- Die Vorgangsart nicht bedenken. Bei fester Dauer arbeitet jede zugewiesene Person voll, und der Aufwand wächst mit — hier von 240 auf 720 Stunden. Bei festem Aufwand bleiben es 240, und die drei teilen sich eine Vollkraft mit je 33,3 Prozent. Beides ist richtig; es sind zwei verschiedene Fragen.
- Von drei Schichten auf ein Drittel der Zeit schließen. Der Balken wird nicht kürzer, weil rund um die Uhr gearbeitet wird — er wird länger, weil jede Person nur acht Stunden am Tag da ist.
Wie Kalender und Qualifikationen in einem Produktionsfall zusammenwirken, zeigt der Engpass je Qualifikation.
Wie Rillsoft Project Kalender und Schichten führt, steht auf der Produktseite zur Personaleinsatzplanung in der Rillsoft Cloud.