Wer an zwei Standorten dieselben Qualifikationen vorhält, hat ein Problem, das kleinere Firmen nicht kennen: Fachlich könnte jeder überall arbeiten. Praktisch plant niemand so. Die Arbeit läuft mit der Mannschaft vor Ort, und erst wenn die nicht reicht, holt man jemanden von auswärts dazu.
Diese Selbstverständlichkeit muss in der Planung stehen. Sonst rechnet die Software Leute als Angebot, die 300 Kilometer entfernt sitzen — mit demselben Recht wie die Kollegen im Nachbarbüro, weil sie die Qualifikation ja tatsächlich tragen. Und der Plan sieht machbar aus, obwohl er es vor Ort nicht ist.
Rillsoft Project löst das mit dem bevorzugten Team: einer Marke am Teilprojekt, die festlegt, wessen Kapazität darunter zählt. Gezeigt wird das hier an drei Personen an zwei Standorten. In der Praxis sind es einige hundert an einem halben Dutzend Niederlassungen — dort sieht man das Ergebnis, aber nicht mehr den Mechanismus.
Der Bestand, um den es geht#
Drei Personen, zwei Standorte, zwei Qualifikationen:
| Standort Nord | Standort Süd | |
|---|---|---|
| Bearbeiter/in | Anna Muster | Bernd Beispiel |
| Prüfer/in | Clara Probe | — |
Anna und Bernd tragen dieselbe Qualifikation, je einer je Standort. Genau das ist die Ausgangslage: Nichts an der Qualifikation unterscheidet die beiden. Der Unterschied ist der Ort.
Der Plan dazu ist klein: zwei Teilprojekte mit zusammen vier Vorgängen und 144 Stunden. Jeder Vorgang verlangt eine Bearbeiterin oder einen Bearbeiter, acht Stunden am Tag — und keiner trägt einen Namen.
| Teilprojekt | Vorgang | Zeitraum | Aufwand |
|---|---|---|---|
| Auftrag Nord | Vorarbeit Nord | Mo 5. – Fr 9. Oktober | 40 h |
| Auftrag Nord | Ausbau A | Mo 12. – Do 15. Oktober | 32 h |
| Auftrag Nord | Ausbau B | Di 13. – Fr 16. Oktober | 32 h |
| Auftrag Süd | Vorarbeit Süd | Mo 5. – Fr 9. Oktober | 40 h |
Zwei Dinge an diesem Plan sind Absicht. Erstens überlappen sich Ausbau A und Ausbau B drei Tage lang, am 13., 14. und 15. Oktober — nicht durch eine Verknüpfung, sondern allein durch ihre Anfangsdaten. An diesen drei Tagen braucht „Auftrag Nord" zwei Bearbeiter gleichzeitig. Zweitens ist niemand zugewiesen. Das ist die Bedingung, unter der diese Seite überhaupt etwas beweist: Was gleich an einer Person steht, ist vorgesehen, nicht zugewiesen — und vorgesehen wird sie allein über das bevorzugte Team ihres Teilprojekts.
Wo die Standortentscheidung sitzt#
Bild 1 von 6 — Hier sitzt die Standortentscheidung — am Teilprojekt, nicht am Projekt und nicht am Vorgang. „Auftrag Nord" führt Standort Nord als bevorzugtes Team, und von hier vererbt sich der Vorzug auf alles, was darunter hängt: die Vorarbeit und die beiden Ausbauvorgänge. Oben steht derselbe Plan, um den es auf dieser ganzen Seite geht — vier Vorgänge, keiner davon mit einem Namen besetzt.
Die Maske unten ist die des Teilprojekts — im Kopf steht „Auftrag Nord", nicht der Name eines Vorgangs. Links führt sie alle Teams des Pools, beide mit der Arbeitsgruppe „Standort": Nord und Süd. Rechts unter „Zugeordnete Teams" steht genau eines, 11.001 Standort Nord. Mehr ist die ganze Einstellung nicht: kein Häkchen an einem Vorgang, keine Menge, keine Auslastung.
Die Marke steht damit über den Vorgängen, nicht in ihnen. Sie ist eine Aussage über das Vorhaben: Dieser Auftrag läuft im Norden. Unter „Auftrag Nord" hängen drei Vorgänge — die Vorarbeit in der ersten Oktoberwoche und die beiden Ausbauvorgänge in der zweiten —, und alle drei erben den Vorzug, ohne dass an ihnen etwas eingetragen wäre. Oben in der Tabelle sieht man das Gegenstück: Die Spalte „Aufwand" trägt 40, 32, 32 und 40 Stunden, und nirgends steht ein Name.
Bild 2 von 6 — Dasselbe Bild, das andere Teilprojekt — und genau darin liegt die Aussage. „Auftrag Süd" führt Standort Süd, während der Nachbar darüber Nord führt. Die Marke gehört dem Teilprojekt und nicht dem Projekt; deshalb kann ein Vorhaben an mehreren Standorten laufen, ohne dass jemand an jeder Zeile nachhelfen müsste.
Dasselbe Fenster, dieselbe Skala, derselbe Plan — gewechselt hat allein die Maske: jetzt „Auftrag Süd", und rechts steht 11.002 Standort Süd. Legt man die beiden Bilder nebeneinander, ist der Unterschied genau eine Zeile in der rechten Liste. Das ist der Grund, warum die Marke am Teilprojekt sitzt und nicht am Projekt: Säße sie oben, könnten Nord und Süd keine verschiedenen Standorte führen.
„Auftrag Süd" trägt nur die Vorarbeit in der ersten Woche. In der zweiten Woche steht dort nichts — und das ist keine Lücke im Beispiel, sondern seine Pointe: Bernd Beispiel, der einzige Bearbeiter im Süden, ist ab dem 12. Oktober frei.
Nach Rolle gerechnet: Es passt#
Bild 3 von 6 — Dieselben vier Vorgänge, nach Qualifikation gerechnet — und diese Rechnung gibt Entwarnung. Der Pool führt zwei Bearbeiter/innen, und mehr als zwei werden nie gleichzeitig gebraucht: In der ersten Woche laufen die beiden Vorarbeiten nebeneinander, in der zweiten die beiden Ausbauvorgänge an drei Tagen. Die Auslastung erreicht 100 und nie mehr. Wer hier aufhört zu schauen, hält den Plan für machbar.
So liest man die Ansicht: Eine Zeile je Rolle, darunter die Vorgänge, die diese Rolle verlangen, als Balken. In der Rollenzeile steht je Tag der Bedarf in Stunden. Man kann jede Zahl nachrechnen:
- 5. bis 9. Oktober: 16. Vorarbeit Nord und Vorarbeit Süd laufen nebeneinander, je 8 Stunden — zwei Bearbeiter gleichzeitig.
- 12. Oktober: 8. Nur Ausbau A hat begonnen.
- 13., 14. und 15. Oktober: 16. Ausbau A und Ausbau B überlappen sich — wieder zwei Bearbeiter gleichzeitig.
- 16. Oktober: 8. Ausbau B läuft allein aus.
Die Spalte „Aufwand" summiert 40 + 32 + 32 + 40 = 144 Stunden. Die Spalte „Auslastung" setzt den höchsten Tagesbedarf ins Verhältnis zum Pool: 16 Stunden gegen zwei Bearbeiter/innen mit je 8 Stunden sind 100 Prozent — und nie mehr. Keine rote Zelle, kein Fehlbetrag. Die Rolle weiß nicht, wo ihre Träger sitzen; sie zählt Köpfe, nicht Orte.
Die zweite Qualifikation des Pools, Prüfer/in, erscheint hier gar nicht: Kein Vorgang fordert sie, also gibt es für sie keine Zeile.
Nach Person gerechnet: Es passt immer noch#
Bild 4 von 6 — Dieselben Daten, personenscharf — und immer noch Entwarnung. Ohne Gliederung nach Projekt rechnet die Ansicht gegen den ganzen Pool: Am 13., 14. und 15. Oktober stehen 16 geforderten Stunden 16 verfügbare gegenüber, je 8 bei Anna Muster und Bernd Beispiel. Darunter dieselben vier Vorgangsbalken wie in Bild 3; die Personenzeilen tragen ihre Verfügbarkeit, keine Last, denn zugewiesen ist niemand. Was diese Sicht nicht sieht, ist der Standort — und genau der entscheidet.
Diese Ansicht hat drei Arten von Zeilen, und man muss sie auseinanderhalten:
- Die Rollenzeile oben trägt je Tag den Bedarf und daneben die Bilanz gegen das Angebot: „8 +8" am 12. Oktober heißt 8 Stunden gebraucht, 8 Stunden übrig; „16" am 13., 14. und 15. heißt 16 gebraucht, 16 vorhanden, nichts übrig; „+16" ab dem 19. heißt nichts gebraucht, 16 Stunden frei.
- Die Vorgangsbalken darunter sind dieselben vier wie in Bild 3.
- Die Personenzeilen am Ende, Anna Muster und Bernd Beispiel, zeigen ihre Verfügbarkeit: 8 Stunden an jedem Arbeitstag, aus ihrem Kalender. Sie zeigen keine Last, denn ihnen ist nichts zugewiesen.
Das Angebot in der Bilanz ist die Summe dieser Personenzeilen: 8 + 8 = 16. Und genau da liegt der Punkt, an dem man sich täuschen kann. Die Personalkapazität kennt Anna und Bernd — und sagt trotzdem, alles sei in Ordnung. Solange die Ansicht nicht nach Projekt teilt, zählt jeder Bearbeiter für jeden Vorgang als Angebot, gleich an welchem Standort er sitzt. Acht plus acht ist sechzehn, und sechzehn werden gebraucht. Dass die eine Acht im Norden steht und die andere im Süden, kommt in dieser Rechnung nicht vor.
Nach Standort gerechnet: Es passt nicht#
Bild 5 von 6 — Dasselbe noch einmal, nur nach Projekt und Rolle gegliedert — und die Entwarnung ist weg. Weil „Auftrag Nord" den Standort Nord bevorzugt, zählt unter ihm nur Anna Muster als Angebot: 8 Stunden gegen 16 geforderte am 13., 14. und 15. Oktober, Fehlbetrag −8, rot — über den drei Vorgangsbalken, die es verursachen. Unter „Auftrag Süd" steht Bernd Beispiel ab dem 12. Oktober mit +8 frei — dieselbe Qualifikation, der andere Standort. Zugewiesen ist weiterhin niemand.
Die Gliederung teilt die Tabelle in zwei Blöcke, einen je Teilprojekt, und in jedem Block steht dieselbe Rolle noch einmal — jetzt aber nur mit dem Angebot des bevorzugten Teams. Unter „Auftrag Nord" ist das allein Anna Muster, unter „Auftrag Süd" allein Bernd Beispiel. Die Rollenzeilen liest man wie in Bild 4, nur mit diesem kleineren Angebot:
- Unter Nord, 5. bis 9. Oktober: 8. Die Vorarbeit Nord braucht 8, Anna hat 8 — gedeckt.
- Unter Nord, 13., 14. und 15. Oktober: 16 −8, rot. Beide Ausbauvorgänge brauchen zusammen 16, Anna hat 8. Es fehlen 8 Stunden am Tag, drei Tage lang — die Zelle ist als Unterdeckung markiert.
- Unter Nord, ab dem 19. Oktober: +8. Nichts mehr zu tun, Anna ist frei.
- Unter Süd, 5. bis 9. Oktober: 8. Die Vorarbeit Süd, gedeckt durch Bernd.
- Unter Süd, ab dem 12. Oktober: +8. Kein Vorgang mehr — Bernd steht mit 8 Stunden am Tag frei, auch an den drei Tagen, an denen im Norden 8 fehlen.
Die drei Vorgangsbalken unter Nord und der eine unter Süd sind dieselben wie in Bild 3 und 4. Die Stundenwerte sind dieselben. Die Personen sind dieselben. Verschieden ist allein, ob der Standort mitgerechnet wird — und sobald er es wird, ist aus „passt" ein Fehlbetrag geworden, dem im Nachbarblock ein gleich großer Überschuss gegenübersteht.
| nach Rolle (Bild 3) | nach Person (Bild 4) | nach Standort (Bild 5) | |
|---|---|---|---|
| Bedarf am 13.–15.10. | 16 h | 16 h | 16 h unter Nord |
| Angebot | 2 Köpfe | Anna 8 h + Bernd 8 h | nur Anna, 8 h |
| Ergebnis | 100 %, unauffällig | 16 = 16, passt | −8 h, daneben +8 h unter Süd |
Alle drei Spalten rechnen mit denselben vier Vorgängen und denselben drei Personen. Nur die dritte weiß, dass Anna im Norden sitzt und Bernd im Süden.
Dieselbe Rechnung, von der Rolle her gelesen#
Bild 6 von 6 — Dieselbe Unterdeckung, von der anderen Seite betrachtet. Bild 5 fragte „was trägt dieser Standort", dieses hier fragt „wo geht diese Qualifikation hin": Oben eine einzige Rollenzeile für alle 144 Stunden, darunter je Teilprojekt eine Zeile. Der Fehlbetrag von −8 an den drei Oktobertagen hängt an „Auftrag Nord", während „Auftrag Süd" ab dem 12. Oktober +8 frei meldet. Wer wissen will, welche Qualifikation knapp ist und an welchem Ort, liest diese Reihenfolge; wer wissen will, was ein Standort noch trägt, die aus Bild 5.
Die Gliederung ist umgedreht: erst die Rolle, dann das Projekt. Oben steht 11.001 Bearbeitung – Bearbeiter/in ein einziges Mal, mit dem ganzen Aufwand von 144 Stunden; darunter „Auftrag Nord" mit 104 und „Auftrag Süd" mit 40. Die Zahlen in den Tageszellen sind dieselben wie in Bild 5 — 16 −8 unter Nord am 13., 14. und 15. Oktober, +8 unter Süd ab dem 12. Oktober —, nur dass sie jetzt unter einer gemeinsamen Rollenzeile stehen statt in zwei getrennten Blöcken.
Der Unterschied ist die Frage, mit der man an die Tabelle geht:
- Projekt vor Rolle (Bild 5) beantwortet „was trägt dieser Standort?" — man geht die Blöcke durch und sieht je Teilprojekt, welche Qualifikationen dort knapp sind.
- Rolle vor Projekt (Bild 6) beantwortet „wo geht diese Qualifikation hin?" — man nimmt eine Rolle und sieht, an welchem Standort sie fehlt und an welchem sie frei ist. Für eine Rolle, die an mehreren Standorten gebraucht wird, ist das die kürzere Lesart: Fehlbetrag und Überschuss stehen untereinander.
Beide Reihenfolgen rechnen gleich; weicht ein Wert ab, stimmt etwas am Plan und nicht an der Ansicht.
Was das für die Planung heißt#
Drei Dinge folgen daraus:
- Die Marke steht oben, nicht unten. Einmal am Teilprojekt gesetzt, wirkt sie auf jeden Vorgang darunter. Wer sie an jeder Zeile pflegen müsste, würde sie nicht pflegen.
- Weder Rolle noch Person sehen den Standort. Beide Ansichten rechnen gegen den ganzen Pool und geben eine Entwarnung, die vor Ort nicht gilt. Erst die nach Projekt geteilte Kapazitätssicht zählt, was der Standort wirklich trägt.
- Standorttreu ohne Namen. Der Plan bleibt am richtigen Ort, auch wenn noch niemand eingetragen ist — und der Engpass ist sichtbar, bevor ein Name fällt. Wie Qualifikation und Name zusammenspielen, steht unter Rolle oder Person.
Die Reihenfolge, die sich daraus ergibt, ist die, die ein Bauleiter ohnehin im Kopf hat: erst die eigene Mannschaft, dann der Nachbarstandort, und erst danach von außen.
Wie das mit 150 Personen an drei Niederlassungen aussieht — 11 Kandidaten gegen 28, und ein Standort, der wirklich ausgereizt ist —, zeigt das Branchenbeispiel Bevorzugtes Team am Beispiel Baukonzern.
Wie Rillsoft Project Personaleinsatz über Standorte hinweg plant, steht auf der Produktseite zur Personaleinsatzplanung in der Rillsoft Cloud.