Ein Vorgang trägt drei Größen, und sie hängen zusammen: Aufwand = Dauer × Auslastung. Ändert man eine davon, muss von den beiden anderen eine nachgeben. Welche — das ist die Vorgangsart. Sie ist keine Beschreibung des Ist-Standes, sondern eine Regel für den nächsten Eingriff.
Genau deshalb ist sie so leicht zu übersehen: Solange nichts passiert, sieht man sie nicht. Zwei Vorgänge machen das nachprüfbar.
Für die Gegenprobe stehen zwei sonst gleiche Vorgänge nebeneinander. Beide laufen mit 40 Stunden Aufwand vom 5. bis 9. Oktober; Anna Muster übernimmt den ersten, Bernd Beispiel den zweiten. Das eigens gebaute Projekt hält Kalender, Branche und Kundenauftrag aus dem Vergleich heraus. Nur die Vorgangsart ist verschieden: einmal fester Aufwand, einmal feste Dauer.
Am ruhenden Plan ist nichts zu sehen#
Bild 1 von 4 — Zwei Vorgänge, zwei Vorgangsarten — und keine einzige Zahl in der Tabelle, die sie unterscheidet: Beide dauern fünf Tage, beide kosten 40 Stunden, beide laufen vom 5. bis zum 9. Oktober. Der Unterschied steht unten in der Maske, im Feld Feste, und dort steht Aufwand.
Die beiden Zeilen sind absichtlich bis auf den Namen identisch. Der obere Vorgang hat den festen Aufwand, der untere die feste Dauer — und man könnte lange auf die Tabelle schauen, ohne es zu merken. Der Balkenplan hat für die Vorgangsart nicht einmal eine Spalte; sie steht in der Eigenschaftsmaske des Vorgangs, im Feld Feste.
Bild 2 von 4 — Dieselbe Maske, eine Zeile tiefer. Der einzige Unterschied im ganzen Bild ist das Feld Feste: Es steht jetzt auf Dauer. Aufwand und Dauer daneben sind unverändert 40 und 5.
Damit liegt die Einstellung, um die es geht, sichtbar auf dem Tisch — und sie hat noch nichts getan. Wer hier stehenbleibt, hält die Vorgangsart für Formsache. Das ist sie genau so lange, wie niemand etwas ändert.
Dieselbe Eingabe, zwei Ergebnisse#
Bild 3 von 4 — Dieselbe Eingabe an beiden Zeilen — die Dauer von fünf auf zehn Tage —, und erst jetzt trennen sich die Wege: In der Spalte Dauer steht bei beiden dieselbe 10, in der Spalte Aufwand stehen 40 und 80. Die Maske darunter sagt, wo das ankommt: Auslastung 50, Aufwand 40 — dieselbe Arbeit auf der doppelten Zeit.
Beide Vorgänge haben dieselbe Behandlung bekommen — die Dauer wurde verdoppelt. Danach steht in der Spalte Dauer bei beiden dieselbe 10, in der Spalte Aufwand aber stehen zwei verschiedene Zahlen:
- Fester Aufwand: 40 bleiben 40. Dieselbe Arbeit verteilt sich auf die doppelte Zeit. Die Person ist nur noch zur Hälfte gebunden — im Balken sichtbar als die dünnere Schraffur.
- Feste Dauer: aus 40 werden 80. Die Person bleibt voll gebunden, also wächst die Arbeit mit der Zeit mit.
Keines der beiden Ergebnisse ist falsch. Sie beantworten verschiedene Fragen: Das eine sagt „diese Arbeit ist zu tun, sie darf sich strecken", das andere „diese Zeit ist zu füllen".
Wo das bei der Person ankommt#
Bild 4 von 4 — Dieselbe Stelle am zweiten Vorgang, und sie liest sich anders: Auslastung 100, Aufwand 80. Bernd Beispiel bleibt voll gebunden, jetzt doppelt so lange.
Die halbe Bindung ist damit keine Behauptung mehr, sondern eine Zahl: Auslastung 50 gegen 100, bei gleicher Dauer. Wer wissen will, was eine Vorgangsart für die Menschen im Plan bedeutet, findet es hier — im Register Personal der Vorgangsmaske, nicht in der Tabelle.
Wann nimmt man welche Vorgangsart?#
Die Wahl fällt danach, welche der beiden Größen aus der Sache heraus feststeht:
- Fester Aufwand, wenn die Arbeit die harte Größe ist: eine Zeichnung, ein Bericht, eine Prüfung. Die Menge ändert sich nicht dadurch, dass man mehr Zeit einräumt.
- Feste Dauer, wenn die Zeitspanne die harte Größe ist: eine Baustellenbetreuung, eine Bereitschaft, eine begleitende Rolle. Läuft der Zeitraum länger, ist auch länger jemand gebunden.
- Beides fest gibt es ebenfalls — dann gibt bei einer Änderung die Auslastung nach, und der Plan meldet eine Überlast, statt sie wegzurechnen.
Praktisch heißt das: Die Vorgangsart wird beim Anlegen entschieden, nicht in der Umplanung. Wer sie erst umstellt, während er schon verschiebt, bekommt ein Ergebnis, das von der Reihenfolge der Klicks abhängt. Und wer sie nie setzt, plant mit der Voreinstellung — was gutgeht, solange niemand einen Balken zieht.
Die Vorgangsart legt fest, ob der Gesamtaufwand bei einer Änderung stehen bleibt. Wie dieser feste Aufwand anschließend zwischen mehreren Personen wandern kann, erklärt die dynamische Aufwandsverteilung.
Wie das an einem echten Bestand aussieht, zeigt der Projektstrukturplan im Maschinenbau: Dort tragen alle 49 Vorgangszeilen des Leitprojekts festen Aufwand, weil das Projekt über seine Arbeit beschrieben ist und nicht über eine Kalenderspanne.
Was Rillsoft Project sonst noch aus Aufwand und Dauer rechnet, steht auf der Produktseite zum Projektmanagement in der Rillsoft Cloud.