„Wo ist der Engpass?", „wer verursacht ihn?" und „was kostet er an Arbeitsvermögen?" sind drei Fragen an dieselben Daten. Man beantwortet sie nicht mit drei Auswertungen, sondern mit drei Reglern an einer Ansicht: Struktur, Ansicht und Kennzahl.
Vorgeführt am Portfolio „Musterwerk 2027" — fünf Projekte, 120 Personen, das Fenster November und Dezember 2026. Ausgangspunkt ist die Engpassfrage aus dem Kapazitätsabgleich: Montage, −45 Personentage.
Regler 1: eine Ebene tiefer#
Bild 1 von 5 — Eine Ebene mehr, und aus der Feststellung wird eine Adresse. Die Struktur „Rolle, dann Projekt" behält den Engpass als Überschrift — die Zeile darüber meldet unverändert −45 — und zeigt darunter, welches Vorhaben wie viel davon bindet: Produktvariante C zehn Personentage und keine Lücke, die Kundenanlage K-450 dagegen 81 Personentage und −15. Das ist dasselbe Projekt, das im Kapazitätsabgleich allein betrachtet KEINE Unterdeckung hatte. Es ist nicht schuld — es ist nur der Ort, an dem der gemeinsame Engpass zuerst weh tut. Das ist die Ansicht für die Frage, die auf den Engpass folgt: Wer gibt nach?
Regler 2: eine andere Ansicht#
Bild 2 von 5 — Dieselbe Zeit, andere Frage — und deshalb auch eine andere Ansicht. Die Kapazitätsansicht fragt, ob das Angebot reicht; die Auslastungsansicht fragt, wer wie ausgelastet ist. Nach Team und Projekt gegliedert steht nicht die Qualifikation im Vordergrund, sondern die Organisationseinheit — die Ebene, auf der jemand tatsächlich entscheidet, wer woran arbeitet. Sichtbar wird dabei noch etwas: Teams sind im Musterwerk nur an der Produktvariante C vergeben, deshalb steht unter jedem Team genau dieses Projekt. Die Spalten wechseln mit — Auslastung und Aufwand statt Unterdeckung, denn die rechnet allein die Kapazitätsansicht.
Regler 3: eine andere Kennzahl#
Bild 3 von 5 — Die dritte Stellschraube ist die Kennzahl. Dieselbe Struktur, dieselbe Zeit, dieselben Daten — aber statt eines Kopfes steht in jeder Personenzeile jetzt 1,4: das Vollzeitäquivalent, das diese Person im Zeitraum einbringt. Auch das Diagramm wechselt die Einheit. Das ist die Zahl, die in Budgetgespräche gehört: Sie sagt nicht „wie viele Leute", sondern „wie viel Arbeitsvermögen".
Regler 4: eine andere Frage#
Die drei Regler oben drehen alle an derselben Frage: Reicht das Angebot? Es gibt aber eine zweite, die keine Rollenansicht beantwortet — hat dieser Mensch zu viel auf dem Tisch? Dafür gibt es die Personalansicht, und sie zeigt Dinge, die in der Rollensicht unsichtbar bleiben.
Bild 4 von 5 — Acht Namen, ein Projekt, der Oktober 2026. In sieben Zeilen stehen ordentliche Achterwerte. In der markierten achten steht am 1. Oktober eine 8 — und am 2., 5., 6. und 7. Oktober je eine 16. Die Spalte rechts nennt den Befund beim Namen: Überlastung +32 (167 %). Sechzehn Stunden an einem Tag hat niemand; die Zahl sagt, dass hier zweimal derselbe Mensch verplant ist.
Der Grund steht nicht im Bild, ist aber schnell erzählt: Diese Person führt zwei Qualifikationen — sie ist als Leitung und als Konstruktion buchbar. Zwei Vorgänge haben sie über die eine und über die andere Rolle angefordert, in derselben Woche. Jede der beiden Buchungen ist für sich korrekt; erst der Mensch dahinter ist doppelt vergeben.
Regler 5: dieselbe Woche, nach Rollen gefragt#
Bild 5 von 5 — Dieselben Tage, dieselben Daten, eine andere Frage — und ein unauffälliges Bild. Neun Rollen, und die Spalte Unterdeckung bleibt in jeder Zeile leer. Die markierte Rolle „Leitung – Abteilungsleiter/in" steht bei 100 Prozent Auslastung. Nach Rollen gefragt ist an dieser Woche nichts zu beanstanden: Jede Qualifikation hat genug Köpfe im Angebot.
Beide Bilder sind richtig, und sie widersprechen sich nicht. Die Rollenansicht fragt nach der Qualifikation — davon gibt es genug. Die Personalansicht fragt nach dem Menschen — und der kann nur einmal irgendwo sein. Wer nur die eine Ansicht kennt, übersieht die Hälfte der Konflikte.
Das ist auch die Antwort auf die Frage, mit der viele in ein Kapazitätsgespräch gehen: „Unterdeckung oder Überlastung?" Es sind zwei Größen und zwei Ansichten. Unterdeckung ist eine Aussage über eine Rolle — zu wenige Köpfe für die geforderte Menge. Überlastung ist eine Aussage über eine Person — zu viel für die eine, die es trifft.
Die drei Regler nebeneinander#
| Regler | Werte | Beantwortet |
|---|---|---|
| Ansicht | Rollen, Team, Personal, Material, Maschinen, Kapazität | Worüber wird geredet? |
| Struktur | z. B. [Rolle], [Rolle, Projekt], [Team, Projekt] | Wer trägt bei? |
| Darstellung | absolut, relativ, Prozent, Maximum, Durchschnitt, FTE | In welcher Einheit? |
Und quer dazu die Frage aus Bild 4 und 5: Rolle oder Mensch — das ist keine Einstellung an derselben Ansicht, sondern eine andere Ansicht.
Die zulässigen Kombinationen sind nicht beliebig: Die Kapazitätsansicht kennt neun Strukturen, alle beginnen bei der Rolle oder einer Projekteigenschaft; die Teamansicht kennt ihre eigenen neun. Rillsoft Project lehnt eine unzulässige Kombination ab, statt eine irreführende Auswertung zu zeigen.
Und noch ein Unterschied, den man leicht übersieht: Unterdeckung rechnet nur die Kapazitätsansicht. Die Auslastungsansichten zeigen Auslastung und Aufwand — sie beantworten, wie voll jemand ist, nicht, ob das Angebot reicht. Wer die falsche Ansicht wählt, bekommt eine richtige Antwort auf die falsche Frage.
Dass eine Person überlastet sein kann, während ihre Rolle unauffällig bleibt, hat einen Grund, der älter ist als jede Ansicht: Rolle und Person sind zwei Angaben. Was das heißt und warum es zwei Spalten braucht, steht branchenneutral unter Rolle oder Person.
Was die beiden Prozentdarstellungen genau gegeneinander rechnen — 100 gegen 33 bei derselben Belegung —, ist an zwei Rollen leichter zu sehen als an sieben: Prozentanteil je Rolle.
Wie Rillsoft Project Ressourcen auswertet, steht auf der Produktseite zur Kapazitätsplanung in der Rillsoft Cloud. Zurück zur Übersicht Mittelstand.